1. DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Der Schutz Ihrer personenbezogener Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Daher halten wir uns beim Erheben und Verarbeiten Ihrer personenbezogenen Daten streng an alle gesetzlichen Vorgaben, insbesondere an die EU-Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden kurz „DS-GVO“) und das österreichische Datenschutzgesetz in der jeweils geltenden Fassung.
Nachfolgend möchten wir deren wichtigsten Aspekte erläutern sowie Sie über den Umfang und Zweck unserer Datenverarbeitungen und Ihre Rechte als Betroffene informieren:
2. VERANTWORTLICHE UND KONTAKTSTELLE
Wir, das ist die
Fernwärme St. Pölten GmbH
Mühlweg 42, 3100 St. Pölten
Tel.: +43 2742 333-4101
Fax: +43 2742 333-4009
E-Mail: fernwaerme@st-poelten.gv.at
HP: www.fernwaerme-stp.at
FB: 302796p, LG St. Pölten
UID: ATU 63787735
Wenn Sie Fragen zum Thema Datenschutz haben, können Sie diese auch gerne direkt an unsere Datenschutzkoordinatoren per Mail an datenschutz.fernwaerme@st-poelten.gv.at senden.
Datenschutzbeauftragte:
datenschutz.fernwaerme@st-poelten.gv.at
Datenschutzkoordinatorin:
datenschutz.fernwaerme@st-poelten.gv.at
3. ERHEBUNG UND VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN
Teil I – Nutzung der Webseite
Kontaktaufnahme
Die Kontaktaufnahme über die Website erfolgt mittels eines mailto-Link, welches den jeweiligen E-Mail-Client aufruft. Um antworten zu können, muss eine gültige E-Mail-Adresse angegeben werden. Mit dem Absenden der Nachricht über den jeweiligen E-Mail-Client erklärt sich der Besucher mit der Verarbeitung der übermittelten personenbezogenen Daten einverstanden.
Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung der Anfragen verarbeitet. Dies geschieht auf Basis einer freiwillig gegebenen Einwilligung gem Art 6 Abs 1 lit. a DS-GVO.
Die personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit der Anfrage verarbeitet werden, werden automatisch gelöscht, sobald der Zweck der Anfrage erfüllt ist und keine Gründe für eine weitere Aufbewahrung mehr vorliegen.
Teil II – Geschäftspartner
Personenbezogene Daten
Soweit wir im Rahmen Ausübung unserer Rechte und Pflichten aus einer Geschäftsbeziehung zu Ihnen verarbeiten müssen, sind dies im Regelfall:
- Name, Firma, sonstige Geschäftsbezeichnung
- Anschrift und Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Fax, Website)
- Kontaktpersonen und deren Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
- Korrespondenz (E-Mails, Gesprächsprotokolle, Faxe, Briefe)
- Zahlungs- und Bankdaten (für die Abwicklung von Zahlungen, etc.)
- Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Lieferadressen, Rechnungsdaten)
- Daten zu Ihrem Online-Verhalten und -Präferenzen (z.B. IP-Adressen, Identifikationsmerkmale mobiler Endgeräte, Daten zu Besuchen auf unseren Webauftritten und Apps);
- Werbe- und Vertriebsdaten (z.B. Informationen zu erteilten bzw. widerrufenen Einwilligungen).
Sofern wir diese Daten nicht von Ihnen selbst erhalten haben, werden sie uns von Ihren Rechtsvertretern, Ihrer Rechtschutzversicherung, dem Gericht oder sonstigen Verfahrensbeteiligten übermittelt.
Zusätzlich verarbeiten wir Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen, (zB Firmenbuch, Grundbuch, Vereinsregister, etc.) zulässigerweise erhalten. Denkbar ist ebenfalls, dass wir Ihre Daten von Vertragspartnern erhalten, um unsere Verpflichtungen Ihnen gegenüber erfüllen zu können. Über diesen Weg können wir ihre Daten von unserem Vertragspartner erhalten, der sie zuvor direkt bei Ihnen erhoben hat.
Zweck der Datenverarbeitung
Wir verwenden die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten ausschließlich soweit Ihre Daten zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich sind. Zweck der Datenverarbeitung ist die Kontaktaufnahme einerseits sowie andererseits die Wahrnehmung bzw Erfüllung der Rechte und Pflichten aus der der Geschäftsbeziehung, deren Erfüllung und Verwaltung sowie die Erledigung Ihrer Anliegen.
Rechtsgrundlage
Als Rechtsgrundlage dürfen wir uns auf die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie die Notwendigkeit zur Vertragserfüllung gem Art 6 Abs 1 lit b DS-GVO, unsere gesetzlichen Verpflichtungen sowie – gegebenenfalls – Ihre Einwilligung und unsere berechtigten Interessen iSd Art 6 Abs 1 lit f DS-GVO berufen.
Im Falle der Notwendigkeit zur Vertragserfüllung können Sie die weiteren Einzelheiten zu den Datenverarbeitungszwecken den maßgeblichen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.
Speicherdauer
Personenbezogene Daten, die zur Abwicklung eines Vertrages verarbeitet werden, löschen wir nach vollständiger Vertragsabwicklung und nach dem Ablauf der uns treffenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bzw nach Ablauf der Gewährleistungs- und Verjährungsfristen oder der Dauer allfälliger darüber hinaus andauernden Rechtsstreitigkeiten.
Hinsichtlich der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ist vor allem hinzuweisen auf:
- 7jährige abgabenrechtliche Aufbewahrungspflicht gemäß BAO
- 3 jährige Verjährungsfrist gemäß ABGB
(im Einzelfall bei gegebenen Anhaltspunkten 30 Jahre gemäß § 1489 ABGB)
Übermittlung der Daten
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte, außer
- wir sind dazu gesetzlich verpflichtet,
- wir sind sonst von Ihnen dazu beauftragt oder
- oder die Weitergabe entspricht dem Zweck der Datenverarbeitung
Insbesondere ist gegebenenfalls eine Übermittlung an öffentliche Stellen, z.B. Steuerbehörden, Rechtsprechungs- und Strafverfolgungsbehörden (z.B. Polizei, Staatsanwaltschaften, Gerichte), Anwälte und Notare sowie Wirtschaftsprüfer notwendig.
Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können Daten erhalten. Dies sind etwa Unternehmen in den Kategorien Post- und Druckdienstleister, IT-Dienstleister, Vertriebspartner, Webdienstleistungsunternehmen, Auskunfteien, Inkassodienstleister sowie weitere Auftragsverarbeiter, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungen heranziehen.
Intern können zur Verschwiegenheit verpflichtete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Daten verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer dienstvertraglichen Verpflichtung erforderlich ist und dem Zweck der Datenverarbeitung entspricht.
Allfällige Empfänger sind und werden von uns jedenfalls zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.
Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Drittländer oder internationale Organisationen findet nicht statt. Des Weiteren findet keine Übermittlung in Drittländern statt.
Die Speicherung und Sicherung der Daten erfolgt auf unserem hausinternen Server und demnach in Österreich.
Sonstiges
Ihre Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung verwendet.
Teil III – Erfolglose Bewerbungen
Personenbezogene Daten
Wir freuen uns über jede Bewerbung, die bei uns eintrifft. Im Rahmen des Bewerbungsmanagements verarbeiten wir von potenziellen Studierenden bzw Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern folgende Daten:
- Stammdaten (Anrede, Titel, Vorname, Nachname)
- Geburtsdatum
- Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
- Nationalität, Religionsbekenntnis (sofern bekanntgegeben)
- Angestrebtes Studium, mögliches Auftaktsemester
- Angestrebte Stelle, möglicher Arbeitsbeginn
- Sonstige bekanntgegebene Informationen in der Bewerbung (Lebenslauf, Zeugnisse, Foto, Wunschgehalt, etc.)
Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten die Bewerbungsdaten zum Zweck der Einladung zu Bewerbungsgesprächen, Durchführung eines Aufnahmeprozederes sowie Zusendung von Zu- oder Ablehnung.
Rechtsgrundlage
Als Rechtsgrundlage dürfen wir uns auf die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gem Art 6 Abs 1 lit b DS-GVO sowie eine bei Daten besonderer Kategorie notwendige Einwilligung (Art 9 Abs 2 lit a DS-GVO) und unsere berechtigten Interessen iSd Art 6 Abs 1 lit f DS-GVO berufen.
Speicherfrist
Bewerbungsunterlagen von Bewerberinnen und Bewerbern, mit welchen kein Dienstverhältnis begründet wird, löschen wir nach Ablauf von 6 Monaten ab der Mitteilung über die Absage. Eine Evidenzhaltung darüber hinaus bedarf Ihrer Einwilligung, die wir gegebenfalls gerne einholen.
Widerruf der Einwilligung
Sie können abgegebene Einwilligungen jederzeit und ohne Angabe eines Grundes per E-Mail an datenschutz.fernwaerme@st-poelten.gv.at widerrufen. Dort, wo die Verarbeitung allein auf Ihrer Einwilligung beruht und wir nicht zur Aufbewahrung gesetzlich verpflichtet sind, werden die bezughabenden Daten anschließend unwiderruflich gelöscht.
Übermittlung
Bewerbungsunterlagen von Bewerbungen, aus denen ein Dienstverhältnis resultiert, wandern in den Personalakt. Weitere Informationen zum Thema Mitarbeiter-Datenschutz werden im Rahmen des Dienstverhältnisses zur Verfügung gestellt.
4. DATENSICHERHEIT
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulationen, Verlust, Zerstörung und gegen den Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung im Internet laufend verbessert. Alle Daten werden auf Servern gespeichert, die mit einem hohen Sicherheitsstandard betrieben werden und vor dem Zugriff unberechtigter Personen und Missbrauch geschützt werden.
Die Speicherung und Sicherung der Daten finden auf unseren Servern, sohin in Österreich statt.
5. IHRE RECHTE
Als betroffene Person stehen Ihnen folgende Rechte und Rechtsbehelfe zur Verfügung:
- Recht auf Auskunft
Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob – und wenn ja: welche – personenbezogenen Daten über Sie verarbeitet werden. Um Auskünfte an Nicht-Berechtigte zu verhindern, kann es erforderlich sein, im Antragsfalle Ihre Identität nachzuprüfen.
- Recht auf Berichtigung und Löschung
Sie können die Berichtigung/Vervollständigung Ihrer unrichtiger personenbezogener Daten sowie die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Wir werden diesem unverzüglich nachkommen, sofern uns keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten.
- Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie können die Übermittlung erhobener personenbezogener Daten an einen Dritten verlangen.
- Widerspruchsrecht
Sollten sich aus Ihrer besonderen Situation solche Gründe ergeben, können Sie jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten, Widerspruch einlegen.
Diese Rechte können Sie direkt bei uns als verantwortlichem Datenverarbeiter entweder postalisch per E-Mail an datenschutz.fernwaerme@st-poelten.gv.at geltend machen.
Wir weisen Sie bereits jetzt darauf hin, dass wir – unabhängig der Behandlung Ihrer Anträge – verpflichtet sind, Ihre Identität festzustellen, um allfällige Datenschutzverstöße (zB Fehlbeauskunftung an die falsche Person) hintanzuhalten. Aus diesem Grund müssen wir mit Ihnen bei jedem Antrag ein Prozedere zur Identitätsfeststellung durchlaufen.
Weiters steht Ihnen, wenn sie Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften, insbesondere Ihre Betroffenenrechte vermuten, das Recht zu, Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde, Wickenburggasse 8, 1080 Wien, Telefon: +43 1 521 52-25 69, E-Mail: dsb@dsb.gv.at als zuständige Aufsichtsbehörde einzubringen.
Für Fragen zum Datenschutz können Sie uns jederzeit per E-Mail (datenschutz.fernwaerme@st poelten.gv.at) kontaktieren.
[1] Gemäß Art 4 Z 7 DS-GVO.
[2] Art 5 Abs 3 E-Privacy-RL; § 96 Abs 3 TKG 2003.